Webshop: logistiek uitbesteden of in eigen beheer? 5 tips!

Om te overwegen waarom je logistiek wil doen, zijn er een aantal redenen die bedrijven hiervoor hebben. De meeste bedrijven die de logistiek in beheer hebben, hebben daarvoor de volgende redenen:

• Flexibiliteit, je kan jouw klanten beter bedienen dan via de meeste standaard pakketdiensten.
• De kosten, het is vaak kostbaar om zware of grote producten te verzenden via logistieke partners.
• Het volume, hoe meer afleveradressen je krijgt, hoe interessanter het wordt om zelf de bestelling af te gaan leveren.
• Grip op de last-mile, bedrijven zijn er op gericht om klanten goed te helpen, daarom willen zij ook grip op het logistieke proces.

De belangrijkste reden voor bedrijven om dit te doen, is uit kostenoverweging en om de klant een betere ervaring te bieden. Het uitbesteden van logistiek kan namelijk erg duur zijn en is niet erg flexibel. Je logistiek zelf in beheer hebben is een stuk goedkoper. Het voordeel van je logistiek in eigen beheer hebben, is dat je meer grip hebt op het gehele proces. Je hebt hierdoor volledige controle, waardoor het mogelijk is om erop toe te zien dat alles naar wens loopt.

Ook grote webshops, zoals Coolblue, kiezen ervoor om hun logistiek in eigen beheer te hebben. Coolblue rijdt met hun eigen blauwe busjes door het hele land om pakketten af te leveren. Zij hebben van a tot z overzicht over alle bestellingen en de status daarvan. 

Als je wilt beginnen met logistiek beheer, is het belangrijk om voldoende opslagruimte te hebben. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en het aantal bestellingen, kun je een opslagruimte huren. Deel de opslagruimte overzichtelijk in, zodat het logistieke proces zo efficiënt mogelijk verloopt. Als er structuur en logica zit in de indeling van de opslag, zal het minder tijd kosten om bestellingen klaar te maken voor transport. Houd de voorraad van je opslag digitaal in de gaten door middel van een warehouse management system. Dit is tegenwoordig bijna onmisbaar. Ook dit draagt bij aan een efficiënter proces. Een warehouse management system is gekoppeld aan de voorraad en geeft 24/7 inzicht in de voorraad op dat moment. 

Om ervoor te zorgen dat het product volledig naar wens bij de eindklant arriveert, is het belangrijk om te investeren in verpakkingsmateriaal van kwaliteit. Wanneer je producten verstuurt van verschillende formaten, is het belangrijk om de formaten op het product af te stemmen. Als een doos te groot is, gaat het product schuiven. Hierdoor is er een hoger risico op beschadiging. Wanneer je de logistiek zelf regelt, is het extra belangrijk om zo min mogelijk retouren te krijgen, dit kost jou tenslotte extra tijd en geld. Bespaar daarom niet op het verpakkingsmateriaal.

Daarnaast is het belangrijk om je pakketten te voorzien van een label. Zo is het voor de bezorgers duidelijk waar een product geleverd kan worden. 

Wanneer je je eigen logistiek regelt, moet je ook voor je eigen transport zorgen. Dit is even een investering, maar levert je uiteindelijk veel op. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en het aantal bezorgingen per dag, schaf je bezorgbussen aan. Denk goed na of het slim is om vrachtwagens in te zetten, mocht je bijvoorbeeld banken leveren, of dat je aan een caddy genoeg hebt. Op deze manier kun je transport op een efficiënte manier inzetten.

Voordat het transport de weg op gaat, is het belangrijk om een planning te maken van de route. Heb je dagelijks veel adressen? Dan is het verstandig om een routeplanning software in te schakelen. Hiermee bespaar je enorm veel tijd.

RouteLogic is een routeplanner die in enkele seconden de meest efficiënte routes plant. De software houdt niet alleen rekening met het aantal kilometers en de snelste route, ook wordt er gekeken naar weersomstandigheden, verkeer en tijdvakken waarin geleverd moet worden.

Je houdt daarnaast zowel je klant als je chauffeur op de hoogte door middel van de communicatiemiddelen die RouteLogic biedt. De klant ontvangt per e-mail of sms een track-and-trace, waar precies te zien is wanneer de bezorging gepland staat. De chauffeur kan via de chauffeurs-app zien welke route gereden moet worden, details over een bezorging en eventuele bijzonderheden. 

Logistiek in eigen beheer hebben lijkt in eerste instantie alleen weggelegd voor de grote partijen als Coolblue, Picnic, Albert Heijn of Beter Bed. Toch kun je als bedrijf met minder omzet er ook voor kiezen om je logistiek in eigen beheer te hebben om niet afhankelijk te zijn van partijen als PostNL of DHL. Het is belangrijk om inzicht te krijgen in de kosten en opbrengsten van jouw bedrijf voordat je deze keuze maakt.

Consumenten verwachten een hoge standaard als het gaat om bezorging. Consumenten verwachten een keuze in tijdvakleveringen, communicatie via e-mail, Whatsapp of een SMS en dat er een track-and-trace code wordt meegestuurd die nauwkeurig informatie geeft over tijdstip van bezorging. In de huidige, drukke samenleving blijven klanten niet een hele dag thuis om te wachten op hun pakket. Daarom is het belangrijk om de verwachten waar te maken en zo de klantbeleving optimaal te waarborgen.

Alles voor een glimlach
Eén van de bekendste voorbeelden van logistiek in eigen beheer nemen is natuurlijk, Coolblue. Bij Coolblue hebben ze gekozen voor een eigen manier van pakketbezorging omdat PostNL niet voldeed aan de klantervaring tijdens het logistieke proces wat ten koste ging van het doel van Coolblue: ‘’alles voor een glimlach’’. Door de logistiek in-house te organiseren, draagt ook deze keten bij aan de klantgerichte focus. Wil jij de klantbeleving van jouw organisatie ook verbeteren? Overtref de verwachtingen van de klant door extra service te bieden bij het bezorgen van pakketten.

Het start met chauffeurs en een eigen wagenpark, maar vergeet ook niet dat je software nodig hebt om het jezelf schaalbaar en makkelijk te maken om routes te maken, te communiceren met je chauffeurs en je klanten. Met de juiste software heb je alle benodigde middelen binnen handbereik. Hierdoor kun je jouw klanten voorzien van de juiste informatie en lever je het pakket daadwerkelijk op het afgesproken tijdstip af. Het is van groot belang om te investeren in de juiste software om zo de efficiëntie van het logistieke proces te optimaliseren en de klantbeleving te verbeteren. Met de juiste software kun je processen automatiseren en daarmee tijd en kosten besparen, terwijl je tegelijkertijd de kwaliteit van de bezorging verhoogt.

Mogelijk heb je te maken met het bezorgen van moeilijk vervoerbare producten, zoals vers vlees, woon-gerelateerde goederen of zware pakketten van meer dan 30 kg. Merk je dat dit problemen oplevert, omdat je logistiek niet in eigen handen hebt en hierdoor de goederen niet veilig en efficiënt op locatie aankomen? Dan is het verstandig om de logistiek intern te organiseren.

Door de logistiek in-house te organiseren ben je zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de juiste koeling, ISO-certificeringen en voldoende ruimte om goederen te vervoeren. Zo zorg je er zelf voor dat het proces optimaal verloopt. Richt de bestelwagens naar eigen wens in om de bestellingen onder alle omstandigheden te bezorgen. Dit geldt ook voor bedrijven die woon-gerelateerde producten bezorgen, zoals tapijt en fauteuils. Door dit in-house te organiseren, kun je voldoen aan de vereisten voor het vervoeren van lastige producten en zorg je ervoor dat de logistiek optimaal verloopt.

De beste service bieden aan jouw klanten staat op nummer 1. Klanten verwachten korte lijnen en real time communicatie. Door het organiseren van in-house logistiek behoud je volledig contact met jouw klanten, zelfs in het geval van vertragingen veroorzaakt door files of weersomstandigheden. Hierdoor ben je in staat om real-time informatie te verstrekken, zonder afhankelijk te zijn van externe partijen.

Het in beheer hebben van eigen logistiek geeft je bovendien een live overzicht de locaties van jouw chauffeurs. Dit betekent dat je altijd op de hoogte bent van hun locatie en de meest actuele informatie kunt doorgeven aan jouw klanten. Door het inrichten van in-house logistiek ben je in staat om korte lijnen te onderhouden en real time communicatie te garanderen, essentieel voor een ultieme bezorgervaring.

Een belangrijke overweging bij de logistiek in eigen beheer nemen is het aantal adressen dat je dagelijks of wekelijks plant. Hoe meer adressen je plant, hoe lager de logistieke kosten per bestelling. Bij een kleine afname van bezorgingen, zijn de kosten per bezorging al gauw te hoog. In zo’n geval kan het rendabeler zijn om een externe partij zoals PostNL of DHL in te schakelen om jouw pakketjes te bezorgen. Zij hebben namelijk voldoende capaciteit en middelen om het logistieke proces goed te kunnen inrichten.

Echter, wanneer je een externe partij inhuurt, kan je dé optimale klantbeleving niet altijd waarmaken. Of je de logistiek in-house organiseert of uitbesteedt, hangt dus af van het aantal pakketten en de focus van jouw bedrijf: wil je de kosten dekken of streef je naar een optimale klantbeleving?

Het is ook mogelijk om logistiek deels in eigen handen te nemen en deels uit te besteden. Hierdoor is het mogelijk om zelf pakketten te bezorgen binnen een straal van bijvoorbeeld 30 km, en de rest door een externe partij te laten bezorgen. Het omslagpunt is hierbij goed te berekenen, maar het is afhankelijk van het aantal dagelijkse te bezorgen pakketten. Onze logistieke experts helpen graag mee om het omslagpunt te berekenen.

Nu weet je of jouw onderneming geschikt is om logistiek zelf te gaan doen. Mocht je willen weten waar je allemaal aan moet denken om het logistieke proces goed aan te pakken? Lees dan dit artikel waarin in vijf stappen wordt uitgelegd waar je allemaal aan moet denken en hoe je het aanpakt. Ook wanneer je te maken hebt met meerdere voertuigen en depots.